Second Brain

Datenschutzhinweis

Entwurf, vom Betreiber dieser Instanz zu prüfen und zu ergänzen.

Verantwortlich

Betreiber dieser Instanz: [Name und Kontakt im Admin unter „Rechtliches“ eintragen]

Welche Daten verarbeitet werden

  • Konto: Kürzel, Name, optional E-Mail, Passwort (nur als Hash), ggf. Schlüssel für die Zwei-Faktor-Anmeldung.
  • Zugangsschlüssel für die KI: nur als Hash, mit Zeitpunkt der letzten Nutzung.
  • Inhalte: die Dateien in Ihrem Brain, mit Verlauf (wer hat wann was geändert).
  • Zustimmungen: wann Sie welcher Fassung der Nutzungsbedingungen zugestimmt haben.
  • Technische Protokolle: IP-Adresse, Zeitpunkt und aufgerufene Adresse, zur Sicherheit und Fehlersuche.
  • Ereignis-Protokoll: Anmeldungen, Fehlversuche und Aktionen mit Kürzel, Zeitpunkt und Pfad, ohne Inhalte. Ein Notfallzugriff eines Admins auf Ihr Brain wird mit Begründung protokolliert und Ihnen angezeigt.
  • Verlauf: je Brain, wer welche Datei wann erstellt, geändert, verschoben, gelöscht oder geteilt hat und über welchen Weg (Web, KI, App), ohne Inhalte. Sichtbar für alle mit Zugriff auf das Brain. Welche Dateien Ihre KI gelesen hat, wird ebenfalls erfasst, ist aber nur für Sie sichtbar. Gelöscht nach derselben Frist wie das Ereignis-Protokoll.
  • Fehlermeldungen: Was Sie unter „Fehler melden“ absenden, erhalten die Admins dieser Instanz mit Ihrem Namen und Kürzel. Ist es eingeschaltet, erhält zusätzlich der Entwickler der Software per E-Mail den Firmennamen, die Adresse dieser Instanz, die Softwareversion und Ihre Meldung, um den Fehler zu beheben. Ihren Namen, Ihr Kürzel und Ihre E-Mail-Adresse erhält er nur, wenn Sie das bei der Meldung ausdrücklich ankreuzen (Einwilligung, freiwillig, nur für diese Meldung, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO); dann kann er Ihnen direkt antworten. Vor dem Absenden sehen Sie, wer was erhält. Die Weitergabe an den Entwickler regelt eine Vereinbarung zwischen Betreiber und Entwickler [vom Betreiber zu ergänzen].
  • Sitzungs-Cookie: nur für die Anmeldung, kein Tracking, keine Analyse, keine Werbung.

Wozu

Bereitstellung des Second Brain als Arbeitsmittel, Anmeldung, Rechteverwaltung und Sicherheit des Systems. Alle Brains, auch persönliche, sind Arbeitsmittel der Firma (siehe Nutzungsbedingungen).

KI

Wird das Brain über eine KI-Plattform genutzt, werden die abgefragten Inhalte zur Verarbeitung an diese Plattform übertragen. Dafür gelten zusätzlich deren Datenschutzbestimmungen.

Speicherdauer

Konto und Inhalte, solange Sie das System nutzen. Scheiden Sie aus, wird Ihr Konto stillgelegt: Der Zugang endet, Ihre Brains bleiben als Arbeitsmittel in der Firma und werden an eine von der Firma bestimmte Person oder Gruppe übergeben (sie sieht dann den gesamten Inhalt mit Verlauf) oder archiviert. Danach können Name und E-Mail gelöscht werden, das Kürzel bleibt in Verlauf und Protokoll. Archivierte Brains werden nur gelöscht, wenn der Betreiber dafür eine Frist festgelegt hat [Frist eintragen oder „nicht automatisch“]. Interne Backups werden nach [14] Tagen automatisch gelöscht, das externe Backup enthält den Verlauf der Brains. Protokolle werden nach [180] Tagen gelöscht.

Ihre Rechte

Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch. Wenden Sie sich dazu an den Verantwortlichen. Sie können sich außerdem bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren.

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